Správna archivácia dokumentov je kľúčová pre úspešnú prevádzku organizácií. Investícia do vhodného vybavenia vám ušetrí veľa času a problémov so zákonmi a predpismi. Pri archivácii je dôležité zvážiť niekoľko faktorov, a to predovšetkým vybavenie pre archiváciu, vhodné skladovanie a dodržiavanie zákonov. Vďaka využitiu kvalitného vybavenia zabezpečíte, aby boli všetky archivované dokumenty v bezpečí a rýchlo prístupné v prípade potreby ich využitia.
Výber archivačnej metódy
Pri rozhodovaní o tom, ako archivovať dokumenty, je dôležité zvážiť niekoľko faktorov. Archivácia závisí tiež od toho, aký typ dokumentov budete uchovávať. Berte do úvahy možnosti prístupu a zákonom predpísané normy. Archivácia v závislosti od typu dokumentu môže byť zrealizovaná digitálne alebo tradične papierovým systémom.
V prípade papierovej archivácie musíte investovať do kvalitného a bezpečného vybavenia. Policové regály pre archiváciu sú najlepším riešením pre rýchly prístup a identifikáciu. Okrem regálov budete potrebovať i iné potreby pre archiváciu.
Možnosti skladovania dokumentov
Medzi základné vybavenie určené pre archiváciu dokumentov patria už spomínané policové regály, kancelárske regály, menšie kontajnery pod stôl s kolieskami, kartotéky a ohňovzdorné skrine pre uchovanie obzvlášť citlivých či dôležitých dokumentov.
Policové regály
Policové regály sú jedným z najbežnejších spôsobov skladovania dokumentov. Sú ideálne pre väčšie množstvo papierových dokumentov. Pri výbere policových regálov je dôležité zvážiť ich nosnosť a odolnosť voči poškodeniu. V policových regáloch sú dokumenty prehľadne uložené a vďaka štítkom rýchlo identifikovateľné.
Kartotéky
Kartotéky sú praktickým spôsobom, ako organizovať menšie množstvo dokumentov. Môžu byť skladované na stole alebo na samostatných stojanoch. Pri výbere kartoték je dôležité mať na pamäti ich veľkosť a schopnosť ochrániť dokumenty pred poškodením. Z tohto dôvodu je najlepšou možnosťou uložiť kartotéky do skríň. Kartotékové a registračné skrine v zásuvkovom prevedení sa dajú označiť, môžu mať ohňovzdornú úpravu a variabilný počet zásuviek.
Kancelárske regály
Kancelárske regály sú väčšinou určené na špecifické použitie v kancelárskom prostredí. Sú vybavené rôznymi doplnkami ako zásuvky, zámky alebo ďalšie organizátori. Pri ich výbere je dôležité zvážiť aj estetické hľadisko, keďže môžu byť súčasťou kancelárskeho dizajnu. Nadstavce a iné doplnky zvyšujú ich funkčnosť.
Ďalšie potreby pre archiváciu
Medzi doplnkovú výbavu pre archivovanie dokumentov patria vysoké skrine na dokumenty, skrine s posuvnými a roletovými dverami. Na uskladnenie starých dokumentov sa využívajú archivačné boxy. Pre prehľadnejší systém archivácie je vhodné dokúpiť aj počítačový softvér a dokumenty digitalizovať. Všetky police, skrine a kartotéky označte štítkami.
Pozor na zákony a bezpečnosť archivácie
Pri výbere materiálov pre archiváciu je dôležité používať obaly, ktoré predlžujú životnosť dokumentov. Dokumenty by mali byť chránené pred svetlom, prachom a vlhkosťou. Na dlhodobú archiváciu sú ideálne tmavé a suché miestnosti. Archiváciu dokumentov upravujú na Slovensku zákony (Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a spisovom materiáli, zákon č. 395/1997 Zb. definujúci dĺžku archivácie dokumentov). Overte si znenie všetkých zákonov a postupujte podľa predpisov.
Niektoré dokumenty musia byť uchovávané počas definovaného obdobia, ktoré sa líši v závislosti od typu dokumentu. Napríklad účtovné doklady musíte archivovať desať rokov, zatiaľ čo osobné spisy zamestnancov až sedemdesiat rokov od narodenia zamestnanca. Je dôležité postupovať podľa predpisov a zabezpečiť, aby boli dokumenty správne archivované a dostupné pre prípadné kontroly.